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税务筹划
解冻差旅成本,提高公司运营效率
作者:  发布日期:2013-06-07  点击数:1824 次

  2010年,三星集团大中华区销售额达到了518亿美元,美的集团的全球销售额突破1150亿元,居历史高点。而在公司内部一些问题和隐忧也日渐显现:员工的差旅费用成为公司运营的一项较大支出。企业每月都要准备大量备用金和支付现金以备差旅使用,而众多子公司使用不同的现金报销流程复杂,导致报销时效和格式缺乏一致性,给财务部门和差旅员工的工作都造成了极大的不便。

  美的和三星所面临的问题并不是个案,据美国运通公司发布的《2010年中国商务旅行情况调查报告》显示,目前仍有91%和67%的企业采用现金收据报销和暂支现金的方式支付差旅费用。通过科学而系统的手段加强内部差旅管理,提高公司运营效率,已成为诸多公司亟待解决的问题。

  一直占据商旅产业支付环节的各大金融机构,也已经意识到商旅费用管理市场的巨大空间。因敢于创新和服务品质而享有口碑的招商银行(13.13,-0.29,-2.16%)在2006年率先在国内推出系列商务卡产品,包括精英商务卡、商务卡和采购卡,以其卓越的功能和全面的服务为企业提供了一整套个性化的商旅解决方案,在现金流、成本控制和员工满意度管理上着手推动着企业商务管理,在2010年福布斯世界五百强企业榜单中,已有超过1/3的企业在中国使用招行商务卡。

  舒缓现金压力,释放备用金

  美的集团全球员工20万人,在使用招行商务卡之前,旗下各产业集团每个月平均用于员工差旅的备用金较大,这给企业的现金流造成了一定的压力,也限制了运营层面更多的资源调度。

  招行商务卡为企业提供独立于个人授信的企业专项授信,可以进行包括机票、酒店等在内的五大商旅专项支出,员工消费后公司在设定的还账日集中还款即可,极大地减少了差旅的现金量。

  “自从推出商务卡计划以来,用于差旅和招待费报销的备用现金已几乎减少到 0%。”美的日电集团的管理层对招行商务卡为公司带来的利益点有切身的体会。

  报销流程优化 差旅成本降低

  “以前,我出差前要先提交纸质版申请,找一圈领导签字。回来后把住宿、吃饭、打车的发票给财务,再找一圈领导签字,经过总部层层审核才能走完报销流程。”一位美的员工这样说到,“出趟差,要把行政、财务、运营管理找个遍,别提有多麻烦了。”

  招行商务卡与美的集团使用的电子报销系统之间的完美结合则为解决这些烦恼找了一条捷径。员工只需在出差前登录系统,提交申请,获得各团队领导批准后便可开始行程。出差回来后将信用卡交易凭条和交易记录交给财务部门。财务人员核实交易凭条即可完成审核,银行提供月度的财务报表和财务分析,相对节约了行政和财务部门30%的工作量。

  得到节约的除了行政成本,还有差旅成本。招行商务卡也是一个商旅信息综合平台,企业授权人可以随时查询交易信息、商户信息,通过分析交易数据提高了和酒店的议价能力,节约了差旅成本。同时由于交易自动生成的商务卡数据被直接发送到电子管理系统,大大减少了人为操作的空间,并且可以一查到底。境外专业媒体《商业旅行新闻》报道显示,长期、全程、度身定做的差旅管理能为公司节省50%以上的成本,减少行政部门的工作负担以及人员占用,使员工差旅更高效、便捷和舒适。

  满意度提高之法

  “在用招行商务卡之前,公司的报销手续有点繁琐。” 三星电子(中国)管理支持团队高级财务经理隋铭这样说到。“在启用商务卡之前,员工要用很多时间整理收款凭据和以手工方式把所有相关的交易数据输入系统,招商银行商务卡与三星全球 ERP 系统集成之后,商务卡交易数据可以自动输入三星专用的开支管理模块当中,员工报销的手续可以在几分钟之内完成,节省了他们的时间,还保证所提交的数据更加准确,因此员工感到很满意。”

  同时招行的服务口碑也为员工的满意度加分。前期,银行会派专业团队驻扎公司,分析差旅管理流程中的问题,将商务卡系统与ERP、OA等企业自有系统有机结合。并在六个月里,为集团内的商务卡管理员提供5次以上的培训课程,教授企业员工如何申请、使用、支付等一系列问题。除了国际通行的支付功能,全年无休的中英双语400热线、突发事件提供全球24小时紧急救助等服务和关怀也让可能身处全球各地的国际化企业员工有了更加安心的保障。

  “我们最终选择招行商务卡,不仅仅是因为招行遍布全球的网络,更主要是因为它在公司业务方面一直做得很专业,而且很安全。”美的集团的相关负责人说出了选择招行的理由。洞悉环境趋势,提供专业细致的服务;根据客户个性化需求,寻求解决之道。这就是三星和美的不约而同地选择招商银行参与他们企业资金流程管理的原因。

  来源:管理传播网

     

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