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英国漏报近1.6万新冠确诊病例!背后只是“坑人”的Excel吗?
作者:  发布日期:2020-10-29  点击数:2322 次

 数字化办公软件的“双刃”。

文:本刊记者  史亚娟   责任编辑:李靖

 

继8月份生物学家被Excel逼到不得不给27个人类基因重新命名之后(只因这些基因代码,总被Excel误读为日期),又个一项目被 Excel“坑”了一把。

据英媒报道,10月5日英国公共卫生部公开承认:由于“技术故障”,他们遗漏登记了9月25日-10月2日的15841个新冠病毒确诊病例,而因同样原因遗漏的密切接触者至少47000名!

 

而这个“技术故障”,竟又是Excel闯的祸:Excel 行数“爆表”!

此次英国公共卫生部统计时使用的是旧版Excel文件格式——XLS,每个模板最多只能容纳1400例病例,当每个模板的汇总数据达到这个数字时,多余的病例信息就会直接被软件删除。

就这样,在疫情防控这样重要的公共管理活动里,管理部门导入的确诊病例数据和“密接”数据,都因“行数不够”自动删除了!

 

这起责任事故曝光后,许多学者指责英国公共卫生部:“对于新冠肺炎确诊病例统计这样重大的项目,怎么可以用Excel这种如此底层的数据分析软件呢?”

 

剑桥大学计算机实验室通信系统教授 Jon Crowcroft 甚至直言:“Excel 的作用,顶多是让小公司糊弄一下少量的数据,看看大致情况……而要完成一项严肃任务,最好把‘老古董’系统换成更专业的工具。 

 

尽管在各种管理场景中被Excel“坑”过的案例不在少数,但并没有影响它在企业中的存在感。作为一款专业的数据处理工具,Excel有着直观的操作界面,出色的计算功能以及便捷的图表工具,是企业日常管理中使用频率最高的软件之一。

看似“过气”的底层办公软件,真的像数据专家说的那样一无是处吗?如何辩证看待数字化办公软件在企业管理中的正反两方面的价值?

1

这次公共管理事故怪不到Excel头上

 

英国新冠病毒检测的流程是,由商业公司雇用实验室进行检测,检测结果以CSV(逗号分隔值,Comma-Separated Values)文件格式发送给英国公共卫生部,卫生部再将数据输入 Excel表格,随后这些表格就会被发送到多个政府部门共享的系统。

 

快侠科技创始人、清华大学品牌营销中心主任孙巍认为:英国公共卫生部把疫情监测任务交给外部商业机构来做,商业机构获取数据后再提交给它,这个过程势必存在一个数据如何正确传递的问题。

 

“也就是说,要实现数据的正确传递,必先通过一个标准的数据格式——CSV。企业办公中用到最多的就是微软office系统,而office有两个文件格式:Word是DOCX ,Excel就是CSV。CSV以纯文本形式存储表格数据,更适应计算机批量处理的要求。”孙巍解释,“不管是企业微信还是钉钉,或美国的谷歌,要想实现批量化数据的自动化上传,必须使用CSV格式,因为它对所有人共享。若使用其他文件格式,不仅数据批量化上传无法实现,软件都无法正常识别。”

 

“所以英国公共卫生部使用Excel作为数据统计工具,理论上是没问题的。”孙巍说,“那BUG出在哪儿呢?除了外媒报道的‘实际统计行数超出Excel行数上限’外,也可能是商业公司提供的CSV文件标签结构,与英国公共卫生部疫情监管平台(中央系统)的数据标签结构不一致所致。只有两者的数据标签结构匹配起来,才能得出一一对应的结果。”

杭州明威投资管理有限公司创始合伙人汪俊认为:这次事故很大一部分原因是工具使用不当造成的,纯属人为失误,跟“Excel过不过时”没有必然关系。

 

“这次事故是怪不到Excel头上的,工具只是手段,问题的核心在于工具背后的人怎样有效使用它,以及能不能在使用过程中建立一套质量审核机制,进而避免类似情况的再次发生。”汪俊继续说:“同时,这次出现的问题也不是重新开发一个新系统就能解决的,任何新系统在投入使用后的很长一段时间内,都会发生这样或那样的失误,这是正常的,只有使用中不断磨合的系统,才能逐渐完善。”


2

暴露西方国家专业管理软件服务领域的短板

 

事件发生后,错误被手动修复——由于英国公共卫生部新的统计系统还在开发中,当下的解决办法只能是:手动把统计表拆分成更多的 Excel 表格,以扩大总的数据统计上限。

 

但英国数据分析领域的“学院派”对此并不买账。

 

英国谢菲尔德大学搜索和分析教授 Paul Clough 教授的评论是:“这是个糟糕的补救工作,并未从根本上解决问题——现在的问题是缺乏一个稳固的数据管理系统。”

 

“我们生活在一个大数据的世界,人工智能和机器学习正在影响我们生活的方方面面……但英国公共卫生部却还在用Excel 作为处理大量敏感信息的媒介。这就是问题。”Paul Clough如是说。

 

堂堂一个英国政府管理机构,却执着于一个被部分专家视为“过气”的底层软件,难免让人心生好奇。

复旦大学管理学院教授刘杰认为:Excel推向市场已经快30年,职场人用得都比较熟。尤其是欧美国家用Excel的时间更久,突然让他们更换工具,要改变很多习惯,他们或许从内心就是抗拒的。

“我认为不是Excel够不够先进的问题,而是中西方对于办公软件的使用习惯和文化不同。”孙巍解释,“在中国,Excel主要用于个人办公,在西方则广泛应用于各机构管理中。西方国家移动互联网不如中国发达,缺少提供专业服务的高科技企业,他们只能倾向于信赖微软的办公体系。”


“或许有人问:‘英国公共卫生部难道没有自己的疫情监测管理平台’?我相信是有的,只是碍于数据隐私顾虑,才不得不把疫情数据监测外包给第三方。所以,英国政府部门一线员工使用Excel是没问题的,只是来自底层各端口的统计数据,最终要汇总到大的数据管理平台上,这个平台是政府管理职能的一部分。”孙巍说。


汪俊表示:即便到了大数据时代,Excel也是有价值的,企业管理中的大部分工作,都可以用Excel完成,没必要再去开发一套系统。因为从IT的角度,
若现有的软件还能相对简单地解决多数问题,那就没必要花大量成本去开发替代品。


当然,若是面对疫情排查这样重要且复杂的管理项目,还是用更专业的软件为好。英国政府这次正是吃了一
大三教训。

 

3

使用办公软件,最不能缺少的是质量管控意识

 

窥一斑而知全豹。企业管理中底层软件处理上的“坑”还有很多,中国企业要善于从这次事件中汲取经验教训——办公软件应用中一定要建立多层级质量控制体系,这与工业企业做好质量管控是一样的道理。

 

对此汪俊表示赞同。在他看来,办公软件的数据出错,尽管不可能避免,但如果能在信息发布前就建立交叉审核机制,就可以大幅降低数据出错的概率。


“也就是说,在完成一批信息统计任务后,企业内各部门最好都参与数据的交叉审查。除了直属上级对下级的数据统计要把好关以外,平级之间也要交叉审查。同时,建立‘事后追责机制’,一旦发生事故,第一时间追查事故的原因和相关责任人。”

 

除此之外,质量管控的成效,也不是与工具的先进性成正比的。

汪俊表示:管理者需要辩证看待数字化办公软件在企业管理中的价值——工具无所谓好坏,不能寄希望于工具解决所有的问题,每个办公软件都各有长处,也各有短板。企业管理中使用什么工具不是最主要的,也无所谓前沿和过时,哪个工具用起来适合企业的现状和未来需求就用哪个。

“更何况,管理者要想在质量管控环节提高成效,并不是工具越先进,品质就越高。就像很多制造企业,不是说机床或设备越先进,最后生产产品的品质就越高。有些制造业企业采用的设备尽管很先进,但往往因为太过于相信机器的先进性,而在物料采购、供应链审核等关键环节疏忽懈怠,导致质量管理过程中的漏洞百出。相反,有些企业尽管用的设备不是很先进,但因为狠抓质量管控,员工敬业度又高,质量管理的成效反而要更高。” 汪俊进一步举例道。

 

4

一个重要提醒:要为将来排除“数据断层”隐患

 

孙巍强调:这次事件给广大企业提了一个醒:在选择一款办公软件之前,要首先明确有朝一日软件弃用时,会不会出现数据“断层”。这点很关键。 

什么是“数据断层”?

 

孙巍做了一个通俗的解释:比如企业采用一款新软件,两三年后就不用了,但平台上的数据很可能就导不出来了,或数据导出后的格式和标签,不能在新应用打开和浏览。而商家的“猫腻”就在这儿,它们不会永远给企业免费,它们深知平台上的数据对企业最有价值,所以企业就不敢轻易更换平台,只能付费继续使用下去,最终和平台形成一种“捆绑”关系。 

所以,对企业而言,选对一个平台至关重要。为什么微软这种古老软件一直没有退出市场?就是因为微软的各项应用都非常成熟。比如制作一个表格,很多时候需要和过去5年或10年的数据做关联,只需要微软系统中存储数据的格式相一致,数据就可以实现互通。

另外,数据的核心,其实是“表格式管理“,所有的 CRM软件和其他办公协同软件,最终都要形成Excel表格的形式。

 

“更直白地说,表格格式中最底层的应用,就是和微软系统进行捆绑,况且很多电脑系统本身就是微软的,所有云端操作也都是在微软系统里“跑”的。这意味着,即便最后上“云”了,底层的很多数据格式,也依然是CSV文本格式……这些都是没毛病的,微软早已垄断市场,再搞出一个‘新表格’的可能性不大。”孙巍这样向《中外管理》阐释。

来源:中外管理

 

     

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