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让你提早下班1小时的高效工作法
作者:Lachel  发布日期:2018-09-10  点击数:

熟悉我的人会知道,我先后做过公关、广告、互联网。这几个行业,全都是以「忙」著称的。忙到什么程度呢?打开三四十个标签页,在五六个Office之间切换。吃午饭时也要对着电脑,一天下来才发现自己一杯水都没喝,都是家常便饭。

在这种环境下,像我这么懒的人,当然会想各种办法来节省时间。今天要分享的,就是从实战中总结出来的:能确切可行节省工作和学习时间的一些小窍门。

1. 建立专属信息库

我敢保证,你每天的日常工作和学习当中,一定有许多时间浪费在来回搜寻信息上面。

什么信息呢?比如QQ里和同事的某段对话、微信里面领导的一段要求、邮件里面的一段文字、藏在多层路径下面的某个文件等等。它们总是在你最紧急、最需要的时候藏起来,让你花一番力气去找。不但浪费时间,也常常影响心情。

如果你经常有这样的困扰,那可以试试这个方法——建立一个专属的信息库。

无论是聊天记录、邮件内容,还是工作安排、项目反馈,抑或是突然产生的灵感,或者从网上看到的有价值的案例、知识,都可以往里面一丢。需要的时候打开它,直接查找即可。

a. 用笔记软件来建立信息库

我的建议是利用Onenote或者印象笔记。当然,为知笔记、有道云笔记之类,也是可以的。在笔记软件里,按照你负责的项目,新建一个笔记本。然后所有跟这个项目相关的一切信息,都可以放进这个笔记本,再起一个易于辨认的名字即可。

比如,你和同事讨论一个原型。他提了很多有意思的看法。聊完之后,为了避免忘记,你就可以直接把聊天记录复制出来,在笔记本里新建一页笔记。命名为「06.19XXX关于XX原型第二版的讨论」即可。

或者,你是一名文案。那么可以直接新建一页笔记,把平时在网上搜集到的案例放进去,再写上来源和自己的想法。当你没有灵感的时候,打开看看,立刻可以为你提供大量的创意参考。

更重要的,可以把所有的工作流程、规范,甚至是生活的备忘录都放进去。比如「5号电池在门口第二个柜子里」、「充电器在卧室书架下面的箱子里」、「身份证在衣柜下面的抽屉第二层」等。

平时或许感觉不到,但在急需的时候,绝对可以为你节省大量的时间和精力。

b. 坚持平时的积累和记录

建立信息库,最好是设置为开机启动,配合相应的插件和快速启动方式。比如印象笔记的「剪藏」、Onenote的「新建快速笔记」。务求第一时间将信息记录入笔记中。

为什么要汇总一个唯一的入口呢?

因为这样不但可以减少记忆的难度、节省我们的认知和记忆资源,而且可以使工作和学习变得简洁高效。当你再也不用把精力花在记忆上,你知道只要打开这本笔记本,就可以找到一切需要的内容时,你就可以更专注在手头的事务上面。

2. 减少对工作的打断

很多人为了节省时间,都会让自己进行「多任务工作」。

比如像前文所说,同时开着一大堆网页。这里看一会、那里看一会;做一下PPT、做一下EXCEL。以此来降低「我还有一项任务没有开工」的焦虑感,让自己沉浸在「所有任务都在同步进行」的美好感觉之中。

但是这恰恰是最浪费时间、最没有效率的表现。

记住一个最基本的原则:人类的大脑是没法进行「多线程处理」的。人同一时间只能聚焦在一件事情上面。

所谓的「多任务工作」并不是真的「同时进行」,而是大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已。也就是说,当你以为「同时处理两项任务」时,实际上,你的大脑是这样运作的:进入A的工作状态-退出A的工作状态-进入B的工作状态-退出B的工作状态……

循环往复。只是切换的时间太短,我们很难觉察到而已。

比如你写一篇文章,先在脑子里构思出几个要点。这时一个新闻弹窗吸引了你。你点击打开,看完一篇新闻。再回过头思考刚才的文章,你还能立刻回忆起刚才构思的结果么?

恐怕不是那么简单了。因为它已经被我们从「工作记忆」中清除了出去,腾出空间来接受和处理新的信息。你需要一段时间才能重新把它找回来。而当我们反复打断的时候,这些时间累积起来,其总量是相当可观的。

所以工作时,请专注在你手头上正在处理的事情,至少保证半个小时以内不要打断,不要同时处理任何其他的事情。如果有任何突发性的事务,比如要交一个报表、要回复一个邮件、回应一个同事等。

先用便签纸记下来,也不要超过10秒钟,更不要打断工作。直到原来的任务告一段落,或者你感到疲倦了,再休息。按照便签纸上面的内容去逐项处理。如果一定非打断不可,比如突然有个会议要开。那就拿上便签纸,先把刚才的工作进度和正在思考的内容,用关键词的形式迅速记下来,自己能看懂即可。

当回到原先工作的时候,这可以大大减少你进入状态的时间。

3. 化整为零

生活中的碎片时间,比如乘车、等电梯、吃饭、步行等等。这些时间,大家是怎么利用的?

我想很多人都会选择读书、看公众号;或者听讲座、公开课。这很对,当然也比发呆,什么也不干要好得多。

但是这仍然不是最好的利用方式。为什么呢?因为绝大多数有价值的知识,并不是你在碎片时间里可以掌握的。

它们往往很复杂,有着严格的推理过程和思考逻辑。你要完全代入作者的语境里面,跟着他的思路、分析他的论证过程、记住他的结论。这个过程,很多时候都没法在碎片时间里完成,它往往需要一整段的大块时间。

在碎片时间里,你能学习到的,只是一些简单的结论而已。

它们除了增加一些谈资之外,并没有太大的价值。甚至还不一定是全面、严谨、正确的。那么,对于碎片时间,最好的利用方式是什么呢?

不是学习和吸收,而是思考。

一个行之有效的方法,是把工作、学习中遇到的问题,分解成一个个更小的问题。然后把它们列成清单随身携带。利用碎片时间,进行思考和推导。在这个过程中,取得的任何进展和反馈都记下来。便于下一次继续进行思考。

比如做一个PPT,你就可能会列出这些问题:

整个PPT的逻辑要怎么呈现?

每一部分分别用多少P来讲?

背景分析需要考虑哪些因素?

PEST每一点分别要怎么写?

市场分析要怎么写?

目标消费者具有怎样的特点?

把这些问题做成清单,只要有空就拿出来思考。再及时把思考结果记下来,而不是等坐到办公桌前才去思考。这就是把工作化整为零、逐步攻克的最好方式,也是最能节省时间的方式。生活中很多看起来很聪明的人,其实并不是真的比我们聪明多少。

而是因为他们在生活中的每一秒,在别人发呆、放空、浑浑噩噩的时候,都时刻在脑中对各种情形进行思考、推演、分析,对各种路径和结果早已烂熟于心。所以当需要的时候,就能够非常快速地对各种情况进行判断,作出最佳的决策。

来源:L先生说(ID:lxianshengmiao

 

     
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